秘書のお仕事 | 求められる能力

秘書のお仕事は、上司の身辺にある雑務をすべて引き受け、同時に集中するさまざまな雑務を滞りなく処理する力が求められます。

また上司のアドバイザーとしての役割や他者との円満なコミュニケーション能力も期待されています。

そこで今回は、秘書のお仕事で求められる能力をご紹介しますので是非参考にしてくださいね。

秘書に求められる能力~上司の補佐役となる

①補佐役

上司は、企業という組織の中で大きな責任を負っているのものです。

上司が自らの業務を専念して、責任を円満に果たすことができるように、秘書は進んで影の力になる必要があります。

②上司の手を煩わせない

上司に指示されたら、その処理方法はできる限り自分で考えなければなりません。

また秘書の日常的な業務についてまで上司の指示を仰ぐようでは困ります。

③臨機応変に対処する

指示された仕事を的確にこなしていくためには、状況に応じて判断して、仕事の優先順位を考えて一度立てた手順を見直し、必要があれば組み直すなど、臨機応変に対処したいものです。

秘書のお仕事 | 求められる能力

  1. 上司が興味もちそうな新聞記事は切り抜きと作ったり、情報を検索しやすいファイリングしたりしておくような気配りが大切
  2. 「今いちばん求められていること」を判断して、指示がなくても行動する自主性が求められる
  3. 指示された仕事が、組織の業務の中でどのような意味をもち、どのように流れていくのかをトータルに理解する視野の広さも必要です。

秘書に求められる能力~仕事をスムーズにこなす

①指示内容を正確に把握する

指示を受けたら、その内容を正確かつ迅速に理解しなくてはなりません。

そのためには、記憶力に頼りすぎずに、必ずメモを取る習慣を身につけるようにしましょう。

②所要時間の予測

指示された仕事をどのくらいの期日で仕上げることができるかを判断します。

そのうえで仕事の優先順位を考えて、臨機応変に計画を見直しながら対応する

③仕事を終えたら報告する

仕事を終えたら、タイミングをみて報告する。

結論を先に述べて、経過を要領よく話します。

秘書のお仕事 | 求められる能力

  • 指示されたことはその場で復唱して、思い違いのないことを確認します。
  • 期日内にできそうもない場合は、その旨を上司に報告して改めて指示を仰ぐ
  • 直属の上司以外から指示を受けた場合も、直属の上司へ報告して、どう対応すべきかの指示を受ける

秘書に求められる能力~状況に応じた判断力と行動力

機転を利かせる

重なった仕事についての優先順位や重要性は、常に固定的ではないはずです。

そのときの状況によって、柔軟に対応していかなければなりません。

要領よく処理をする

仕事は、いつも計画通りに進むとは限らず、突発的に発生する急用を避けるわけにはいきません。

優先順位を考えて、要領よくスピーディーに処置をしたいものです。

秘書は最終的な決定をしない

仕事をするうえで機敏な判断が必要といっても、決定するのは上司です。

秘書の権限を超えた自分勝手な決定は、くれぐれも慎むことです。

秘書のお仕事 | 求められる能力

  • 上級秘書として、どのような状況でも、すばやく機敏かつ適切に処置する能力が求められます。
  • 今何が問題なのか、もっとも必要なものはなにかを把握する力が求められます。
  • そのとき、どう処置をすればよいか、どこに聞いたら解決できるかという知識をもっていることも必要です。
  • 仕事が間に合いそうでなければ、上司に相談したうえで応援を頼むこともあるので、同僚との連絡も密にしておきましょう。

秘書に求められる能力~表現力と記憶力

指示の伝達や連絡は正確に

上司から受けた指示を人に伝える場合、また上司への伝達がある場合などには、内容が正確に伝わるような表現を心掛けます。

人間関係に配慮した言い方

人間関係における潤滑油として機能するものも秘書の役割。

聞く側の感情を刺激するような直截な表現は非礼となるので注意しましょう。

敬語・接遇用語を使い分ける

適切な言葉遣いは社会人として基本的なマナーです。

電話での応対も機敏で的確であると同時に、相手に誠意が伝わるような温かみも大切です。

社内・社外文書の作成

ビジネスレター、報告書、あいさつ状など、それぞれにふさわしい表現を身につけておくもの秘書の仕事です。

上司の代わりに記憶しておく

大事なスケジュールや人名、社名、地名、商品名、書類の保管場所など、とっさのときに秘書の記憶力がものをいいます。

秘書のお仕事 | 求められる能力

  • 指示されたことの処置がすんだ際、適切に結果報告を行う表現力も大切です。
  • 物事を報告する際は、要領を得ない言い方にならないように注意することです。ポイントを明らかにして、複雑な事柄も端的に表現する力が必要です。
  • 文章力を磨くことも忘れてはいけません。書き方まで上司に尋ねるのは、上司の手を煩わせることになりかねないので注意しましょう。
  • 記憶の補強として、人の顔や声、話し方の特徴なども覚えておくと役立ちます。

秘書に求められる能力~コミュニケーションとしての役割

秘書はパイプ役

上司と他者との、円満なコミュニケーションを成立させる力が求められます。

それには上司と秘書とほかの上司の秘書、秘書と社員、さらに会社と外部の顧客など、それぞれの間にあるコミュニケーションの流れを理解しておく必要があります。

社員との人間関係

秘書の業務は勤務時間が他の部署とずれたり、場所が離れたりしていることが多く、また責任に重い上司について働いていることもあって、自分は他の人と違うといった優越感を抱いてしまいがちです。自分も一社員であることを常に認識して、協調の精神をもって幅広い人間関係を築いていく姿勢が望ましいです。

先輩との人間関係

後輩に私用を押しつけたり、必要以上の敬意を強いたりする先輩のいる職場環境もないとはいえません。

しかしこの場合、上司に相談するなどしては上司を煩わせるだけになってしまいます。

秘書課の課員同士の問題は、秘書課内部で処理すべきであり、先輩との人間関係を損なわない範囲での解決法を自ら考えていく必要があります。

秘書に求められる能力~よりよい人間関係作り

コミュニケーションを自由に操作できる

秘書は、必要なときに必要な人間関係を意図的に作れる立場にあります。

それは、一種の政治力、外交力が期待されているということです。

コミュニケーションターとしての積極的な姿勢

上司のためにいつでも良好な人間関係を作ることができる秘書の能力は、トラブルメーカーにさえならならなければよいといった、消極的な姿勢では発揮できません。

人間関係の意義を深く考えて、好ましいコミュニケーションを築き上げていくために必要な条件とは何かを探り、実際に応用していく積極性が大切です。

秘書のお仕事 | 求められる能力

  • 上司の人間関係を知るように努める必要があります。
  • 秘書は、パイプ役として人間関係を積極的に作ることが大切です。
  • 例えば、上司が誰かを批判して秘書に賛同を求められたときも、素直に同意するのではなく、上司とその相手との円満なコミュニケーションを復活させられる手だてを探ってみる必要があります。

秘書のお仕事 | 求められる能力~まとめ~

 秘書のお仕事 | 求められる能力

いかがでしたでしょうか。

秘書のお仕事は、さまざまな職種、さまざまな嗜好をもつ人々と接する立場なので、直接仕事に結びつくこと以外でも、豊かな教養を身につけておくことが大切です。

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