秘書の仕事内容

秘書とは、社長や役員、医師、政治家、弁護士などについて、上司が本来の仕事に専念できるように上司を補佐することです。

上司の身の回りの世話、清掃、日程表作成、出張手配、来客の取次ぎ、伝票作成、名刺の整理など、秘書の仕事内容は多岐にわたります。

そこで今回は、秘書の仕事内容をご紹介しますので参考にチェックしてくださいね。

秘書の日常業務の仕事内容

秘書の主な業務内容としては、上司が本来の仕事をスムーズにこなせるように、下記のような上司の身の回りの世話が中心となります。

  • 来客などの接遇、電話での応対や取りつぎ
  • 応接室などの環境作り
  • 上司の関心事に関係する資料などの整理
  • お茶のサービス
  • 会議室の手配や準備
  • スケジュールの管理
  • ビジネス文書や私文書の作成
  • 上司あての文書の受け取り、分類
  • 経理事務や交際の業務

①車の手配

上司が出勤・退社・外出の際に使用する車をいつまでもすぐに手配する必要があります。

そのため、運転手とは連絡を密にしておくのも秘書の仕事の一つです。

②お茶や食事のサービス

上司が出勤したときや仕事の合間、接客、会議のときなどは、お茶を出したり食事の手配をしたりします。

タイミングを考え、すみやかに行うことが大切です。

③健康への配慮

秘書がつくような上司は一般的に年配者が多く、しかも仕事は激務です。

秘書としては主治医の連絡先や上司の健康保険証の番号を控えておき、万が一の備えをしておくべきです。

また定期健康診断の受診日程を立てる必要もあります。

④出納処理

上司の交際費、例えば取引先との飲食による接待費、ゴルフコンペの参加費やゴルフ場のビジター料金、冠婚葬祭の祝い金や香典、新築祝いや開店祝いなど、経理上の処理をします。

その際は、いつ、誰と、どこで、何かをしたかなどを明らかにする証拠として、領収書などの証憑書類を保存して、明細を記入した所定の伝票に添付して経理課へ提出しなければなりません。

⑤私的な交際事務を手伝う

上司の友人・知人との私的な交際について、事務面で手伝うことも秘書の仕事です。

日程の管理や出欠の返事、会費の払い込みなど、さまざまなつきあいがある上司は忘れることもあるでしょうから、よく気を配って事務処理することが必要です。

⑤税金申告のデーター整理

上司個人が行う税金の申告に必要な証憑書類などを、項目別に整理しておかなくてはなりません。

秘書の定型業務の仕事内容

①部屋の管理

机の上の整理や会議室・応接室の整頓などがあります。

前の来客に出した茶碗が残っていたり、灰皿が汚れたままになっていたりしないように気を配ります。

②日程の管理

会議、来客や面会者その面談、出張・外出・社外の人とのアポイントメントなど、上司の日程を管理します。

③来客への接遇

お客様の取次ぎや案内、お茶のサービスなど、不快を与えないように応対しましょう。

④電話の応対

上司あてにかかってくる電話、上司のかける電話の取次ぎのほか、さまざまな連絡や問い合わせ、上司が不在時の応対と報告などがあります。

秘書のお仕事をする上で必要なスキル

秘書のお仕事は、パソコンで文書作成やメール、情報収集することが多いので、パソコンを使えることは必須です。

また外国人のお客様や取引先が多い場合には、英語などの外国語能力も必須になります。

秘書は複数の仕事を同時にこなすことも多いので、臨機応変に行動して、機転が利くことも必要になります。

秘書の仕事内容~まとめ~

秘書の仕事内容

いかがでしたでしょうか。

秘書は上司の補佐役として、上司の仕事がスムーズに進むサポート業務全般を行います。

上司の不在時に、上司の個人的な処理事項が起こった場合は、上司の夫人に相談するとよいでしょう。

また上司の個人的なことを外部の人に聞かれても、原則として秘書は答える必要はありません。

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